Nach der Firmenübernahme setzte der neue Geschäftsführer der Robert Richter GmbH DateV als separates Wirtschaftssystem ein. Damit war der Datentransfer aus der Faktur unmöglich geworden. Es stand dem Unternehmen keine Schnittstelle zur Verfügung, die die Daten aus dem einen in das andere System exportiert hätte. Es bestand für die Mitarbeiter keine Möglichkeit, eine betriebswirtschaftliche Auswertung zu realisieren.

Mit der neuen Anwendung musste gewährleistet sein, dass die Daten automatisiert aus der Faktur nach DateV exportiert werden. Entsprechend dieser Zielvorgabe sollten unsere Mitarbeiter eine Schnittstelle als Lösung entwickeln. Im Detail musste dadurch eine Arbeitserleichterung und somit eine Effizienzsteigerung im Rechnungswesen des Unternehmens erzielt werden. Im Ergebnis sollte beispielsweise das automatisierte Einlesen von Rechnungen und damit Möglichkeit, daraus Buchungssätze zu erstellen, gegeben sein.

Die bis dato in der Firma eingesetzte Anwendung wurde zuerst analysiert. Dabei konnte festgestellt werden, dass die Daten noch im DBF-Format gespeichert waren. Mit der von uns erarbeiteten Anwendung konnten sogar noch ausgewählte Daten der einstigen Lösung in das DateV-komforme Format konvertiert werden. Im Zusammenhang mit der Entwicklung unserer Anwendung mussten fünf zentrale Kriterien berücksichtigt werden: I. automatisierter Datenexport aus der Faktur in ein von DateV lesbares Format II. automatische Verarbeitung und Zuordnung der Konten für Kunden der EU und Nicht-EU-Kunden III. richtiges Einbuchen von Gutschriften IV. Ausgangs- und Eingangsrechungen sowie Lieferanten- und Kundendaten müssen aus den Quellsystemen in das Zielsystem Datev übernommen werden V. Realisierung eines automatisierten Exports, der für jeden Monat ein File erzeugt

Dank unserer Anwendung können die Daten der Robert Richter GmbH automatisiert aus der Faktur nach DateV exportiert werden. Diese können nun entsprechend der DateV weiterver- oder bearbeitet werden. Durch den reibungslosen Datentransfer, das automatisierte Einlesen von Rechnungen und der Erstellung eines entsprechenden Buchungssatzes konnte eine wesentliche Erhöhung der Effizienz in der Buchhaltung des Unternehmens erreicht werden. Diese Lösung ist ein Teilprojekt, das wir im Zusammenhang mit der Umstellung der Robert Richter GmbH auf DateV entwickelt haben.