Die Mitarbeiter der Kunststoff und Blechverarbeitung Burkhardt GmbH (KuBB GmbH) nutzten für den Versandt ihrer E-Mails „MS Outlook 2000" und waren für die externe Kommunikation über einen Internet-Service-Provider angebunden. Die vorliegende Ausgangssituation barg einige Probleme. Das erste wesentliche Problem bestand darin, dass E-Mails mit einem Umfang von mehr als fünf Megabyte nicht versendet und nicht empfangen werden konnten. Auch war die Verfügbarkeit des externen Providers nicht immer gegeben, was die generelle Funktionstüchtigkeit erheblich einschränkte. Zudem verfügte der ISP über keinerlei Spam-Filter, was die Effizienz zusätzlich einschränkte. Letztlich waren die Postfächer der Mitarbeiter auf unterschiedlichen Arbeitsplätzen verteilt, da keine zentrale Datensicherung erfolgte, sollte damit ein Datentotalverlust vermieden werden. Insgesamt war die Situation für Mitarbeiter, Geschäftsleitung und vor allem auch für die Kunden, die durch die Unzulänglichkeiten z. T. lange Reaktionszeiten für Ihre Korrespondenz hatten, unbefriedigend.

Für das Unternehmen sollte ein Lösung implementiert werden, welche die bekannten Probleme beseitigen musste . Außerdem sollte den Mitarbeitern der KuBB GmbH ein einheitliches, modular aufgebautes und damit flexibel erweiterbares, zukunftsfähiges System zur Verfügung gestellt werden. Bei der Erarbeitung einer Lösung mussten unsere Berater aus Dresden zudem Kriterien wie die Einführung eines umfassenden Sicherheitskonzepts berücksichtigen.

Nach der Analyse der Ausgangssituation wurden in enger Zusammenarbeit mit den verantwortlichen Mitarbeitern der KuBB GmbH die Ziele und Ausrichtung der neuen Umgebung exakt definiert. Auf dieser Grundlage erfolgte gemeinsam die Entwicklung eines Projektplans. Mit dessen Hilfe konnte ein Migrationsplan erstellt werden. Im Anschluss wurden die neue Umgebung parallel zur alten Infrastruktur getestet, um die Funktionsweise und - fähigkeit zu überprüfen. So wurde bereits in Dresden ein neuer, interner ein Lotus Notes Domino-Server aufgebaut und konfiguriert. Vor Ort wurden auf dem Domino-Server für die entsprechenden Bereiche bzw. Benutzer Postfächer angelegt und die vorhandenen Nutzerdaten aus Outlook migriert. Zur Übertragung der Daten aus Outlook 2000 in das Domino-Postfach nutzten die Mitarbeiter der ito consult GmbH das Migrations - Werkzeug der IBM für Lotus Notes Domino. Jedoch musste zusätzlich für die speziellen Bedürfnisse des Unternehmens ein Migrations-Agent entwickelt werden, der alle Bedürfnisse für die Datenmigration erfüllte. Auf allen Arbeitsplätzen wurde Lotus Notes installiert, entsprechend konfiguriert und damit eine einsatzfähige Umgebung erzeugt. Nach erfolgreichem Testbetrieb konnte die Umgebung per „Big Bang Migration" beim Kunden in Betrieb genommen werden.

Die Mitarbeiter der KuBB GmbH verfügen über ein sicheres internes und externes Kommunikationssystem mit eigenem Lotus Notes Domino 8 -Server. Durch einen zentralen Server sind die Daten bei einem Hardwareausfall vor Verlust gesichert. Zeitgemäß können E-Mails mit großen Anhängen jederzeit empfangen oder versendet werden. Durch das Update des Astaro Fire,- und Spamwallsystems wurde eine hohe Sicherheit vor externen Angriffen erzeugt, Spam-Mails abgewährt und damit auch die generelle Effizienz der IT gesteigert. Ausfallzeiten durch eine schlechte Verfügbarkeit der Infrastruktur gehören bei der KuBB GmbH der Vergangenheit an.